La gestión telefónica es uno de los aspectos primordiales en toda empresa. La relación entre el cliente y negocio puede suponer un caos con toda la información que esto comporta: la realización de encuestas, estrategias de publicidad empresarial, llamadas pendientes de realizar, recogida de llamadas telefónicas, etc.
Con la finalidad de poder mantener todos los aspectos anteriores correctamente organizados, surge el mundo de la centralita virtual, permitiendo así facilitar gran parte de la gestión de información que supone un negocio de una forma sencilla y práctica.
Las centralitas virtuales son sistemas de telefonía IP avanzado. Permiten tener varios números telefónicos o extensiones reguladas desde un mismo espacio virtual, a través de Internet, se correspondan dichas extensiones con fijos o móviles.
Es un sistema que utiliza redes de datos IP para efectuar llamadas telefónicas. Funciona de una forma similar al correo electrónico. Se trata de un tipo de tecnología y servicio informático especialmente impulsado a partir de 1990.
Algunos de los beneficios que este sistema telefónico aporta se relacionan directamente con la factura de teléfono, la cual se ve rápidamente reducida. Esto se debe a que las empresas pueden vincular unas oficinas y sucursales con otras, independientemente de la ubicación geográfica de cada sucursal, con lo que las llamadas efectuadas dentro de la misma empresa terminan siendo gratuitas, lo que se refleja en las facturas, reduciendo el coste de éstas.
Contiene herramientas para control y optimización del negocio.
Básicamente dispone de una centralita virtual (la cual precisa de conexión a Internet para poder funcionar). También dispone de un software “Call Center” (que permite la mejora de la productividad del negocio) y de un CRM (el cual refleja y almacena toda la información de la empresa en un mismo panel).
Las centralitas telefónicas cuentan con un servidor de centralita en el que quedan registrados los clientes IP. Cada llamada que trata de realizar un cliente IP pasa previamente por la centralita, es decir, el cliente IP (en cierto modo) solicita a la centralita el establecimiento de la conexión.
Las centralitas también son conocidas como vPBX. Cada centralita virtual dispone de un software alojado en un servidor que se encuentra controlado por un IP, el cual ofrece la numeración correspondiente a cada uno de los teléfonos que vayan a ser usados por parte de la empresa a la hora de establecer contacto.
El sistema de las centralitas virtuales permite transformar cada llamada en un paquete de datos que, vía Internet, llega hasta un receptor. Gracias a este sistema de transmisión de datos, se reducen los costes correspondientes al desvío, extensión y grabación de llamadas. Además de que ya no se hace necesario contar con una línea telefónica contratada para cada usuario de la empresa.
La mayoría de las centralitas virtuales constan de varias opciones entre las que escoger:
Entre los servicios de las centralitas virtuales encontramos:
Frente a las centralitas habituales y convencionales (es decir, aquellas que son físicas), las virtuales comportan una serie de beneficios como:
No es necesario efectuar el pago de ningún instalador, ya que el servicio se ofrece vía Internet. Suponen (para comenzar) una inversión inicial mínima, como es el caso de la compra de teléfonos IP y un proveedor.
Puede contarse con oficina y puestos de trabajo remotos. Cada sede dispone de su propia numeración y organización, independientemente de la ubicación de cada sucursal.
